3 formas de saber cuándo usar video o audioconferencia

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Durante el año pasado, muchas empresas han tenido que repensar rápidamente la forma en que operan. Para aquellos de nosotros que trabajamos en una oficina, el tejido de nuestra vida laboral ha cambiado por completo. Si bien hay signos de un regreso a la normalidad, primero hay que seguir mucha orientación y legislación. Y, al tener que adaptar nuestras vidas tan rápidamente, hemos aprovechado las ventajas e innovaciones del trabajo remoto.

Durante estos tiempos difíciles, mantenerse en contacto ha sido más importante que nunca para garantizar la moral, la coordinación y la eficiencia del equipo. Si bien las salas de reuniones físicas han estado fuera de servicio, los trabajadores de todo el mundo han recurrido a la colaboración remota. Pero decidir el formato que debe tomar cada reunión puede ser complicado porque es posible que no siempre haya ejemplos de planes de comunicaciones estratégicas que pueda recoger y seguir. La elección entre conferencias de solo audio o video altera por completo la dinámica de una reunión. Saber cuál usar en una situación determinada es clave para maximizar la productividad.

Con eso en mente, aquí hay tres puntos a considerar al planificar una reunión remota.

1. ¿Necesita imágenes?

Una clara ventaja de las videoconferencias es la posibilidad de compartir imágenes. Esto es lo más cerca que podemos estar de recrear un escenario de lugar de trabajo desde casa. Se ha demostrado que las ayudas visuales hacen que una presentación sea más atractiva para los asistentes, y la combinación de ilustraciones y comentarios nos ayuda a comunicar nuestras propias ideas.

Puede mejorar la experiencia de la reunión utilizando un espacio de trabajo digital; de esa manera, puede compartir su pantalla mientras las personas colaboran en tiempo real durante la sesión. Esto permitirá un mayor grado de sincronicidad, lo que será de gran ayuda en varios procesos, como el desarrollo de productos y las pruebas colectivas.

La colaboración visual remota no tiene por qué ser difícil. La combinación de una herramienta de videoconferencia y un espacio de trabajo digital puede hacer que prácticamente parezca que todos están en la misma sala. Entonces, ya sea que esté agregando notas adhesivas e imágenes a una pizarra virtual, presentando diapositivas o compartiendo prototipos con su equipo, una videollamada es su mejor opción.

Sin poder reunirse con clientes y clientes en persona, las herramientas de video marketing también se han convertido en un componente esencial para las empresas en crecimiento.

2. ¿Tienes tiempo?

Puede haber ocasiones en las que las imágenes sean apropiadas para ponerse al día rápidamente, por ejemplo, si necesita explicar una idea compleja a través de una pizarra digital. Sin embargo, si espera una reunión breve, la audioconferencia será suficiente.

El contacto regular es esencial para muchos aspectos de la vida laboral, desde la coordinación de proyectos a largo plazo hasta el perfeccionamiento de un prototipo. Pero el uso de videollamadas para todos estos costos cuesta tiempo de preparación que sería mejor utilizar en otros lugares.

Además, si se trata de una reunión regular entre un grupo similar de participantes que se conocen bien, probablemente pueda comunicarse bien sin lenguaje corporal ni expresiones faciales.

Por lo tanto, la audioconferencia es asequible, simple y ahorra tiempo. Con el uso de un número de teléfono virtual, también se puede hacer a través de cualquier dispositivo, lo que significa que podemos marcar desde cualquier lugar. Siempre que sepa cómo realizar una conferencia telefónica en Android, iPhone o cualquier dispositivo que tenga disponible, está listo para cualquier cosa. Si puede involucrar a todos y cubrir su agenda sin imágenes, no es necesario hacer todas las llamadas por video.

Sin embargo, el rápido paso de la vida real a la virtual ha presentado muchos desafíos. Garantizar el uso seguro de las herramientas de comunicaciones en línea puede resultar abrumador si no está seguro de la tecnología.

Aunque la estrategia de participación del usuario de una marca puede diferir significativamente de la de otra, todas estarán respaldadas por una comunicación en línea efectiva. Afortunadamente, dado que la teleconferencia es la nueva norma, las empresas se esfuerzan por hacer que el contacto sea lo más sencillo y seguro posible.

Por supuesto, las llamadas de audio o incluso una fuerte presencia en las redes sociales son excelentes formas de mantener el contacto. Sin embargo, muchas veces el contacto puede ser pasivo y no se adapta a los momentos en los que necesitas expresarte e involucrarte completamente con otra persona. No subestime las dimensiones de interacción que puede agregar el video.

3. ¿Tiene el equipo y el entorno adecuados?

No es una garantía de que todas las personas con las que necesita hablar siempre tengan los medios para realizar una videoconferencia. Eso no significa que esas interacciones sean menos importantes.

En estos días, necesitamos adaptarnos a diferentes formas de comunicarnos, ya sea con colegas, clientes, clientes o proveedores. Problemas técnicos, falta de equipo o una mala conexión podrían significar que una videollamada está fuera de discusión. Si hay una falta de software o hardware de calidad en algún momento, es difícil asegurarse de que todos estén al día.

Con reuniones periódicas, es probable que conozca la situación tecnológica de todos, y deberíamos estar acostumbrados a hacer que nuestro entorno sea lo más óptimo posible. Otras circunstancias serán menos predecibles y la vida fuera de la oficina significa que tenemos menos control. Encontrar la mejor manera de comunicarse con alguien no lleva mucho tiempo, y hacerlo ayudará a garantizar una experiencia positiva.

Como cualquier decisión comercial, el costo también es un factor importante en la adopción de la teleconferencia. Como era de esperar, los beneficios adicionales de la videoconferencia tienden a hacer que esta sea la más cara de las dos opciones. Esta es una decisión que requiere mucha previsión y reflexión sobre las consideraciones de gestión de riesgos para su proyecto.

Mire el presupuesto que puede reservar para invertir en el software y el hardware que su equipo pueda necesitar para obtener la mejor experiencia posible. Si está tratando de ahorrar dependiendo del presupuesto trimestral, una llamada de audio es una mejor opción. Pero cuando llegue el momento en que necesite que su equipo distribuido colabore, entonces definitivamente considere aprovechar las múltiples funciones que puede proporcionar un software de videoconferencia de pago. Si se encuentra en una situación de presupuesto restringido, también hay una gran cantidad de herramientas de productividad gratuitas que puede utilizar para complementar su proceso de colaboración, cualquiera que sea la forma que adopte.

Dicho esto, es innegable que cualquier empresa necesitará una interacción cara a cara entre empleados, clientes y socios. Muchas veces, las llamadas de audio simplemente no cumplen con sus requisitos. Invertir en una opción de video confiable y para todo uso es imprescindible. Incluso si se trata de una solución de videoconferencia para pequeñas empresas que hará menos mella en su presupuesto.

Muchas personas que trabajaron durante el bloqueo descubrieron que la productividad y la eficiencia aumentaron. Muchos se sentirían decepcionados si las lecciones que hemos aprendido trabajando y apoyándonos mutuamente de forma remota no se tuvieran en cuenta en el futuro del trabajo. La comunicación en línea ha sido fundamental para esto.

Considere la plataforma adecuada para cada momento, adopte los aspectos positivos del teletrabajo y estará listo para la siguiente etapa.

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Autor: Richard Conn

Richard Conn es el director sénior de marketing de búsqueda de RingCentral, líder mundial en comunicaciones unificadas y proveedor de software CTI.
Le apasiona conectar empresas y clientes y tiene experiencia trabajando con empresas Fortune 500 como Google, Experian, Target, Nordstrom, Kayak, Hilton y Kia. Richard ha escrito… Ver perfil completo ›