La organización de archivos es importante en la era digital, aunque solo sea porque tener un sistema coherente facilita la búsqueda de un archivo más adelante. ¿Dónde puse esa foto del pastel de cumpleaños de Charlotte el año pasado? ¿Estaba en iCloud Photos? ¿O fue en Finder? ¿Cómo lo busco?

En esta guía, describiré un sistema de administración de información personal que creé en 2018. Estoy reescribiendo mis dos artículos anteriores al respecto y fusionándolos en uno. El sistema define algunos estándares, pero también se puede personalizar, porque usted es el que intenta encontrar estos archivos más adelante. Los formatos que funcionan para mí pueden no funcionar para usted, y viceversa. Esto está destinado a darle un punto de partida.

Gestión de información personal: objetivos

El sistema que creé es una especie de híbrido. Se basa predominantemente en nombres de archivo, y los nombres de archivo informan a los grupos de archivos. Quería un sistema que pueda usar independientemente del sistema operativo subyacente, en lugar de una característica específica del sistema operativo como las etiquetas Finder (aunque las uso junto con el sistema).

El objetivo principal era la universalidad, no solo universal entre el sistema operativo, sino también entre las aplicaciones. Ejemplos: la aplicación Fotos puede manejar fotos y videos, Apple Books puede manejar libros electrónicos y PDF, y la aplicación Archivos o Finder puede manejar múltiples tipos de archivos. Dentro de la aplicación Fotos puedes organizar fotos en álbumes y organizar álbumes en carpetas, pero no puedes buscar nombres de archivos.

En la aplicación Libros, puede organizar libros en colecciones y buscar por nombre de libro o nombre de autor. En Archivos, Finder y Apple Notes puede organizar archivos en carpetas y subcarpetas y buscar por nombre de archivo u otro texto.

Como puede ver, cada sistema tiene su propia forma de organizar el contenido. En lugar de los directorios integrados de Finder para tipos de archivos como Documentos, Películas, etc., las aplicaciones como Fotos y Libros se convierten en el tipo de archivo. Entonces, ¿cómo te organizas dentro de esas aplicaciones? Las jerarquías de carpetas como el árbol de archivos de r / datacurator no funcionarán. Es por eso que mis categorías principales a continuación se basan en el estilo de vida. Esto nos da una capa organizativa más general para trabajar, así como una oportunidad para usarlos también en el mundo físico.

Todavía estará limitado en aplicaciones como Fotos que no le permiten buscar por nombre de archivo, pero puede profundizar y ver a qué categoría pertenece el archivo. El sistema tiene dos partes: una forma de organizar archivos por nombre y una forma de organizar archivos en grupos. Tal vez algún día se me ocurra un nombre elegante, pero por ahora lo llamo « el sistema ».

Este sistema puede funcionar en archivos …

Nombrar archivos

Comienza con una forma consistente de nombrar archivos. Un nombre de archivo se organiza así: [Primary Category][Secondary Category]-Cualificadores

Estos corchetes no son arbitrarios; Son una parte importante del sistema. Los corchetes lo ayudan a buscar con precisión un archivo. Digamos que una categoría secundaria es « comida ». Ingreso « comida » en la barra de búsqueda del Finder, pero aparece cada nombre de archivo que incluye la palabra « comida », incluso si es un archivo con « comida » solo como calificador. Pero si busco [food] entonces eso específicamente trae archivos con [food] como categoría secundaria

Puede agregar tantas categorías secundarias como desee, pero solo uso una primaria. Esto se debe a mi jerarquía de carpetas, donde las cinco categorías principales son carpetas dentro de una carpeta llamada Root. También le ayuda a recordar las diferencias entre categorías si sabe que el primer conjunto de paréntesis siempre contendrá el primario. Después del guión tenemos calificadores, que mantengo sin corchetes. Los calificadores son palabras que describen el archivo, y querrás elegir palabras que te ayuden a recordar el archivo más adelante.

Las categorías principales que elegí se basan en el estilo de vida: hogar, aprendizaje, juego, yo y trabajo. No es un sistema estricto; puede cambiar los nombres o agregar nuevas categorías, como una llamada Escuela para estudiantes. La parte importante es usar categorías que funcionen sin importar qué aplicación uses. Así es como los defino.

Categorías primarias

Hogar puede contener datos como recetas, consejos de limpieza e información financiera.Aprender puede contener una variedad de datos. Utilizo esta categoría como una « otra » o « miscelánea ».Jugar Se trata de entretenimiento. Películas, libros, juegos, etc.Yo Es una especie de categoría subjetiva. Lo uso para mi diario y otras cosas personales como datos de superación personal.Trabajo obviamente es información relacionada con el trabajo.

Incluso podría asignar un número a cada categoría primaria y convertir el sistema en una Clasificación decimal simplificada de Dewey.

Excepciones: fechas y copias de seguridad

Si usa fechas en un nombre de archivo, le recomiendo usar el formato ISO 8601, que se ve así: AAAA-MM-DD. Este formato se clasifica automáticamente, ya que los días y los meses se repiten, pero los años no. La fecha debe convertirse en la categoría principal, así: [20200126][Work]-Artículo

Si realiza una copia de seguridad de archivos manualmente (manualmente, como arrastrar y soltar carpetas en un disco duro, en lugar de una copia de seguridad automática como iCloud Backup), entonces puede tener [Backup] o [BU] como categoría principal con la fecha en que creó la copia de seguridad. Un nombre de archivo respaldado se vería así:

[BU-20200126][Work]-Proyecto 1

… y también en Apple Books

Categorías secundarias

Las categorías primarias están estrictamente definidas pero las categorías secundarias no. Estos son fluidos y dependen del archivo y su contenido. Para los libros, el nombre del autor podría ser secundario, como se muestra en la siguiente sección. O podrías cambiarlo y hacer que el género se convierta en secundario. Incluso tengo algunos archivos que no tienen una categoría secundaria. Mi regla general es que una vez que tengo un mínimo de tres archivos que comparten la misma categoría secundaria, creo una carpeta para ellos.

Organizando archivos

En iCloud Drive tengo una carpeta llamada Root y dentro están las cinco carpetas principales, y dentro de cada una de ellas hay carpetas basadas en el tipo: Audio, Foto, Texto, Video, Ware (software). Nuevamente, esto no es estricto y puede agregar o eliminar carpetas como mejor le parezca. Puede agregar el tipo de archivo como categoría secundaria, y lo hago para ciertos archivos.

Hay ciertas situaciones en las que organizar por tipo de archivo no tiene sentido. Supongamos que está trabajando en un proyecto para el trabajo o la escuela. Probablemente trabajará con varios tipos de archivos. En ese caso, es mejor mantener esos archivos en una carpeta, en lugar de distribuirlos por tipo de archivo.

Como otro ejemplo, en Apple Books organizo los libros en las categorías principales según el contenido: los libros de cocina van a Inicio, los libros científicos a Learn, los libros de fantasía y ciencia ficción a Play, los libros de superación personal a Self, y así adelante.

Aquí hay un ejemplo de nombre de archivo. Supongamos que almacena sus libros en Finder. Puede nombrarlos así, utilizando el formato Apellido, Nombre. Sin embargo, de forma predeterminada, no verá el nombre del archivo en Libros. Apple Books también te ofrece opciones de clasificación, como ordenar por Reciente, Título, Autor o Manualmente. Y cada colección puede tener su propia opción de clasificación, lo que creo que es bueno. [Learn][Genre][Author]-Título

Automatización

Como puede ver, este sistema funciona bien con la automatización, como usar Automator o una aplicación como Hazel para enviar archivos que tienen la palabra [Work] directamente a la carpeta de trabajo, [Learn] archivos a la carpeta Learn, y así sucesivamente. Estás limitado solo por tu imaginación. Incluso podría decir que diseñé este sistema específicamente con la automatización en mente.

Por ejemplo, recientemente comencé la tarea de exportar mis Apple Notes, que suman más de 900. Quería exportarlas a texto enriquecido como copia de seguridad ya que ese es un formato no propietario. De ninguna manera estoy arrastrando / soltando archivos manualmente en carpetas, pero con este sistema no tuve que hacerlo.

Definitivamente querrás usar Automator para cambiar el nombre de tus archivos de forma masiva de acuerdo con el sistema. Use Obtener elementos de buscador especificados y arrastre una carpeta con archivos a la acción. Luego use Obtener contenido de la carpeta y, finalmente, agregue la acción llamada Cambiar nombre de elementos del buscador. En el menú desplegable dentro de esa acción, probablemente usará más la selección Agregar texto.

Flujo de trabajo de File Renamer

En el lado de iOS, hay un par de atajos que utilizo para automatizar tareas relacionadas con archivos. Uno me permite guardar fotos de toda la web en sus categorías relevantes. Obviamente, debe ajustarlo para que se adapte a su propia configuración, pero es un buen ejemplo para comenzar. Atajo: Guardar fotografías.

El segundo acceso directo es una forma de cambiar el nombre de sus archivos en masa. Lo encontré en RoutineHub, que es un fantástico repositorio de accesos directos que las personas crean y comparten. Atajo: Cambiar nombre.

Conclusión

Al reflexionar sobre esto, creo que lo que estoy tratando de crear con mi sistema es un fractal. He estado fascinado por los fractales durante mucho tiempo. Es la idea de que cada archivo conoce su lugar en el sistema, porque cada uno contiene un subconjunto del sistema en su nombre. Esto puede traducirse en nombres largos de archivo como [Learn][Folder1][SubFolder3]-nombre de archivo, pero si algo sale mal y de repente sus archivos están dispersos, el colectivo puede rehacerse simplemente mirando a los individuos.

Ha sido un trabajo en progreso desde que lo creé en 2018. He hecho pequeños ajustes aquí y allá, pero en general se ha mantenido igual. Mantendré esta guía actualizada a medida que realice cambios. Y si ha creado su propio sistema de gestión de información personal, menciónelo en los comentarios. Me encantaría leer al respecto.

Otras lecturas [Do Your Apps Spark Joy?] [iOS 12: How to Create Album Folders in Photos]